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Position: Eine/n Executive Assistant/Office Manager (w/m)
Institution: Universität St. Gallen
Department: Institut für Betriebswirtschaft
Location: St. Gallen, Switzerland
Duties: Unterstützung des geschäftsführenden Direktors und weiterer Direktionsmitglieder in organisatorischen und administrativen Aufgaben. Selbständige Termin- und Reiseplanung, bzw. Überwachung. Reise- und Spesenabrechnungen nach den Richtlinien der Universität, Abwicklung in Zusammenarbeit mit der Finanzfachfrau des Instituts. Organisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen. Organisation, Pflege und Überwachung von elektronischen Ablagen. Eigenständige Initiierung und Koordination organisatorischer Veränderungen zur Verbesserung verschiedener Aspekte im Institutsalltag
Requirements: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; passende Weiterbildung(en). Berufserfahrung im anspruchsvollen Assistenzbereich. Sicheres Beherrschen der MS-Office-Programme. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Selbständige, strukturierte Arbeitsweise; Koordinations- und Improvisationstalent. Integrative Persönlichkeit und Teamgeist, Flexibilität bezüglich der spezifischen Eigenheiten einer Anstellung im universitären Umfeld
   
Text: «Ein Ort, der Wissen schafft» - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 8500 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3100 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung. Das Institut für Betriebswirtschaft der Universität St. Gallen sucht per sofort oder nach Vereinbarung zur Verstärkung der administrativen Dienstleistungen eine/n Executive Assistant / Office Manager (w/m) 80-100% Sie entlasten den geschäftsführenden Direktor und bei Bedarf weitere ProfessorInnen des Instituts in administrativen und organisatorischen Aufgaben, unterstützen sie in ihren vielfältigen Rollen und koordinieren alle damit verbundenen Aufgaben. Sie sind die wichtige Kommunikationsschnittstelle für wissenschaftliche und administrative Mitarbeitende des Instituts, zu Kunden, Partnern und den administrativen Dienststellen der Universitätsverwaltung. Ihre Hauptaufgaben Unterstützung des geschäftsführenden Direktors und weiterer Direktionsmitglieder in organisatorischen und administrativen Aufgaben Selbständige Termin- und Reiseplanung, bzw. Überwachung. Reise- und Spesenabrechnungen nach den Richtlinien der Universität, Abwicklung in Zusammenarbeit mit der Finanzfachfrau des Instituts Organisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen Organisation, Pflege und Überwachung von elektronischen Ablagen Eigenständige Initiierung und Koordination organisatorischer Veränderungen zur Verbesserung verschiedener Aspekte im Institutsalltag Unterstützung in administrativen Belangen des Personalmanagements; Aufbau von Lehrlingsstellen in Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung der Universität EDV-Administration (Vermittlung von Zugriffsrechten, elektronische Ausrüstung der Arbeitsplätze) in Zusammenarbeit mit dem IT-Support der Universität Wir erwarten Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; passende Weiterbildung(en) Berufserfahrung im anspruchsvollen Assistenzbereich Sicheres Beherrschen der MS-Office-Programme Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Selbständige, strukturierte Arbeitsweise; Koordinations- und Improvisationstalent Integrative Persönlichkeit und Teamgeist, Flexibilität bezüglich der spezifischen Eigenheiten einer Anstellung im universitären Umfeld Diese Anstellung gemäss kantonaler Personalgesetzgebung bietet Ihnen die Gelegenheit, Ihr Potential in einem internationalen, dynamischen Umfeld zu entfalten, etwas zu gestalten und zu bewegen, zusammen mit weiteren Mitarbeiterinnen des administrativen Kernteams des Instituts. Der Arbeitsplatz, nahe der Innenstadt und in schöner Umgebung gelegen, bietet Verpflegungsmöglichkeiten in Cafeterien und der Mensa, eine grosse Bibliothek und Sportangebote sowie weitere Incentives. Wir haben Ihr Interesse geweckt? Bitte laden Sie Ihre Unterlagen (Motivationsschreiben, CV, Ausbildungsbelege und Zeugnisse) mittels Apply-Button hoch, bis 18. Februar 2019. In Ihrem Anschreiben nennen Sie uns bitte Ihren frühestmöglichen Anstellungstermin und Ihre Gehaltsvorstellungen. Bei Fragen steht Ihnen Susanne Hoare unter 071 224 23 59, susanne.hoare-widmer@unisg.ch gerne zur Verfügung. Jetzt Online bewerben Universität St.Gallen | Institut für Betriebswirtschaft | Dufourstrasse 40a | 9000 St.Gallen | www.ifb.unisg.ch
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